Nagrywanie rozmów w chmurze
Nagrywanie rozmów w usłudze otoCentralka pozwala rejestrować połączenia prowadzone przez firmową centralę – niezależnie od tego, czy pracownik odbiera w biurze, w domu, czy w terenie. Nagrania trafiają do panelu, gdzie możesz je szybko odsłuchać, pobrać i archiwizować zgodnie z własnymi procedurami.
To praktyczne narzędzie dla firm, które chcą utrzymać standard obsługi, szkolić zespół i wracać do ustaleń z klientami – bez budowania własnej infrastruktury do rejestracji rozmów.
Po co nagrywać rozmowy?
Nagrywanie rozmów kojarzy się z dużymi call center, ale w praktyce daje największą wartość także w mniejszych firmach: w sprzedaży, obsłudze klienta, rejestracji i serwisie. Najczęstsze powody wdrożenia:
- Jakość i standard obsługi – odsłuchujesz wybrane rozmowy, żeby ujednolicić sposób prowadzenia rozmów, poprawić komunikację i szkolić zespół na realnych przykładach.
- Powrót do ustaleń – nagranie pomaga odtworzyć szczegóły zamówienia, terminy, zakres usługi, dane przekazane przez klienta i ważne deklaracje z rozmowy.
- Reklamacje i spory – w sytuacjach „kto co powiedział” masz jedno źródło prawdy, które przyspiesza wyjaśnienie sprawy.
- Onboarding nowych osób – nowe osoby szybciej wchodzą w temat, gdy mogą przesłuchać dobre rozmowy (a nie uczyć się wyłącznie z dokumentu lub skryptu).
- Porządek procesowy – w połączeniu z powitaniem/IVR możesz dodać komunikat o nagrywaniu i prowadzić obsługę w spójnym standardzie.
Warto pamiętać, że nagrywanie można uruchomić selektywnie: tylko dla wybranych numerów, działów lub stanowisk – tam, gdzie realnie jest to potrzebne.
Gdzie nagrywanie rozmów robi największą różnicę?
Sprzedaż i call center
- kontrola jakości i skuteczności rozmów handlowych,
- analiza „co działa” w skryptach i argumentacji,
- materiał do szkoleń (także dla nowych osób),
- szybsze rozwiązywanie reklamacji i sporów.
Obsługa klienta / BOK
- powrót do ustaleń dotyczących zgłoszeń i terminów,
- ujednolicenie standardu rozmów w zespole,
- lepsze oddzwanianie i domykanie spraw na podstawie nagrań.
Medycyna, rejestracje, terminy
- weryfikacja ustaleń (np. godzina wizyty, przekazane informacje),
- szkolenie rejestracji na realnych rozmowach,
- archiwum kontaktu w razie nieporozumień.
Kancelarie, finanse, B2B
- rejestracja ustnych ustaleń i warunków współpracy,
- wsparcie w analizie reklamacji i sporów,
- kontrolowany dostęp do nagrań tylko dla uprawnionych osób.
Jak działa nagrywanie w otoCentralka?
- Korzystasz z pakietu otoCentralka i uruchamiasz dodatek Nagrywanie rozmów.
- W panelu klienta ustawiasz reguły: nagrywanie wszystkich rozmów albo tylko wybranych numerów/użytkowników.
- Rozmowy prowadzone przez system (telefon IP, aplikacja mobilna, softphone, bramka VoIP albo scenariusze centrali) są nagrywane zgodnie z regułami.
- Po zakończeniu rozmowy nagranie pojawia się w panelu – możesz je odsłuchać w przeglądarce.
- Ważniejsze pliki pobierasz na własny dysk i archiwizujesz zgodnie z procedurami firmy.
Standardowo nagrania są przechowywane na serwerach operatora maksymalnie przez 365 dni oraz do wykorzystania dostępnej przestrzeni dyskowej. Jeśli chcesz trzymać nagrania dłużej, po prostu pobierz je lokalnie.
Konfiguracja w panelu klienta
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Przejdź do: Telefony → Ustawienie telefonu → Nagrywanie rozmów.
- Ustaw zasady nagrywania (np. wszystkie / tylko przychodzące / tylko wychodzące / wybrane numery).
- Zapisz zmiany przyciskiem Zatwierdź.
- W zakładce Nagrywanie rozmów wyszukasz nagrania po dacie, numerze i użytkowniku oraz odsłuchasz je lub pobierzesz pliki.
Bezpieczeństwo i obowiązki informacyjne
- Dostęp do nagrań jest przez panel klienta – tylko osoby z uprawnieniami widzą nagrania.
- Możesz ograniczyć dostęp do nagrań (np. tylko kierownik, administrator, właściciel).
- Sam decydujesz, co nagrywać – możesz wyłączyć nagrywanie dla wybranych numerów lub użytkowników.
- Pamiętaj, że obowiązek poinformowania rozmówcy o nagrywaniu leży po stronie Twojej firmy. Najprościej dodać komunikat w powitaniu IVR (a w razie wątpliwości skonsultować treść z prawnikiem).
Koszt nagrywania rozmów
Nagrywanie rozmów jest dostępne jako opcja dodatkowa do pakietów otoCentralka.
- +30 zł netto / miesiąc (do wybranego pakietu),
- w cenie: 10 GB przestrzeni na nagrania,
- możliwość rozszerzenia przestrzeni – szczegóły w cenniku opłat.
Aktualne pakiety i dodatki sprawdzisz w cenniku.
Najczęstsze pytania o nagrywanie rozmów
Czy mogę nagrywać tylko wybrane rozmowy?
Tak. Możesz nagrywać tylko wybrane numery, użytkowników lub typ rozmowy (np. tylko przychodzące). Dzięki temu nagrywanie działa tam, gdzie ma sens.
Czy nagrywanie obejmuje rozmowy, gdy pracownik jest zdalnie?
Tak – jeśli rozmowa przechodzi przez system otoCentralka, to lokalizacja nie ma znaczenia (telefon IP, aplikacja, softphone, bramka VoIP).
Jak długo są dostępne nagrania?
Standardowo do 365 dni oraz do wykorzystania przestrzeni. Ważniejsze rozmowy możesz pobrać i przechowywać lokalnie.
Czy muszę informować rozmówców o nagrywaniu?
Zwykle tak – sposób i treść zależą od przepisów oraz Twoich procedur. Technicznie najłatwiej dodać komunikat w IVR.
Czy da się spinać nagrania z CRM?
Jeśli chcesz wiązać rozmowy i nagrania z kartą klienta, zobacz Integrację przez API lub napisz do nas w sprawie scenariusza.
Zobacz także
- Własne powitanie (IVR) – komunikat o nagrywaniu i standard obsługi.
- Kolejka połączeń – nagrywanie rozmów w infolinii sprzedaży/serwisu.
- Call center – gdy pracuje wielu konsultantów na wspólnym numerze.
- Panel klienta – odsłuch i pobieranie nagrań.
Chcesz mieć materiał do szkoleń i pewność ustaleń?
Włącz nagrywanie rozmów w otoCentralka i miej pełny wgląd w obsługę klientów – w biurze i w pracy zdalnej.