Centralka telefoniczna w fotowoltaice
W branży PV telefon obsługuje kilka równoległych wątków: wyceny i dobór instalacji, umawianie audytów, koordynację montażu, pytania o terminy, status realizacji oraz serwis i gwarancję. Do tego zespół jest często w terenie (audyty, dojazdy, montaże), więc bez dobrego schematu łatwo o „zgubione” połączenia i chaos w oddzwanianiu.
Centralka w chmurze porządkuje ten ruch: IVR rozdziela typ sprawy, kolejka połączeń przejmuje telefony zamiast sygnału zajętości, a przekierowania i praca mobilna sprawiają, że lead lub zgłoszenie serwisowe nie przepadają, gdy handlowiec albo ekipa jest poza biurem.
Co centralka daje firmie PV w praktyce?
- Rozdział spraw – IVR „wycena / realizacja / serwis i gwarancja”.
- Odbiór rozmów w terenie – handlowcy i ekipy odbierają na aplikacji lub przez przekierowanie.
- Kolejka zamiast zajętości – więcej odebranych telefonów, szczególnie w szczycie kampanii.
- Szybkie oddzwanianie – historia połączeń jako lista kontaktów do odzyskania.
- Scenariusz po godzinach – inne zasady w weekendy i wieczorami (dyżur / wiadomość).
- Integracje – API do CRM (opcjonalnie), żeby lead nie ginął między telefonem a handlowcem.
Efekt: sprzedaż działa szybciej, a obsługa realizacji i serwisu jest bardziej przewidywalna – bez nerwowego przełączania rozmów i bez „znikających” zgłoszeń.
Najczęstsze tematy rozmów w fotowoltaice
- wycena i dobór instalacji (moc, magazyn energii, dotacje),
- umówienie audytu i zebranie danych (adres, termin, warunki),
- status realizacji: terminy, ekipy, logistyka,
- serwis i gwarancja: usterki, zgłoszenia, przeglądy,
- dokumenty i rozliczenia: protokoły, faktury, instrukcje.
Najlepiej działa prosta zasada: nowe zapytania i serwis powinny mieć osobne ścieżki. Dzięki temu serwis nie blokuje sprzedaży, a sprzedaż nie „przykrywa” zgłoszeń gwarancyjnych.
Przykładowy scenariusz obsługi klienta w PV
Poniżej praktyczny schemat, który sprawdza się w firmach łączących sprzedaż, realizację i serwis:
- Klient dzwoni na główny numer firmy (reklama, strona WWW, polecenie).
- Centralka odtwarza powitanie i podaje opcje: 1 – wycena i dobór, 2 – status realizacji, 3 – serwis / gwarancja.
- Zapytania ofertowe trafiają do kolejki sprzedażowej lub do pierwszego wolnego handlowca.
- Sprawy realizacyjne kierowane są do koordynatora (osobna kolejka / numery wewnętrzne).
- Serwis ma własną ścieżkę, żeby zgłoszenia nie mieszały się ze sprzedażą.
- Gdy zespół jest w terenie, rozmowy są odbierane na aplikacji lub przez przekierowanie, a nieodebrane telefony wracają jako historia do oddzwonienia.
Dzięki temu klient szybciej trafia do właściwej osoby, a firma nie traci leadów, gdy handlowiec jest na audycie albo ekipa jest na montażu.
Propozycja menu IVR (PV)
- 1 – wycena i dobór instalacji
- 2 – status realizacji / terminy
- 3 – serwis / gwarancja
W większości firm trzy ścieżki w zupełności wystarczają – pod warunkiem, że serwis jest oddzielony od wycen. To minimalizuje „przerzucanie telefonów” i skraca czas obsługi.
Typowe zastosowania w fotowoltaice
Sprzedaż i leady
- kolejka dla sprzedaży (bez zajętości),
- oddzwanianie z historii połączeń,
- (opcjonalnie) dodanie dzwoniącego jako leada w CRM przez API.
Audyty i montaże
- odbiór rozmów w terenie (aplikacja / przekierowanie),
- reguły po godzinach pracy i w weekendy,
- oddzielna ścieżka dla koordynatora realizacji.
Serwis i gwarancja
- osobna ścieżka IVR dla zgłoszeń serwisowych,
- porządek w czasie reakcji i przekazywaniu spraw,
- łatwiejsze ustalenia dzięki historii połączeń.
Ten model sprawdza się zarówno w małej firmie montażowej, jak i w większej organizacji z kilkoma ekipami i koordynacją realizacji.
Funkcje, które najczęściej robią różnicę w PV
1) IVR i podział na działy
- wycena / realizacja / serwis jako osobne ścieżki,
- mniej przypadkowych przekierowań,
- sprawniejsze rozmowy i krótsza obsługa.
2) Kolejki i oddzwanianie
- kolejka połączeń zamiast zajętości,
- muzyka i komunikaty oczekiwania,
- oddzwanianie z historii połączeń.
3) Przekierowania na teren
- przekierowania na komórkę / aplikację,
- scenariusze po godzinach i w weekendy,
- brak „martwego telefonu”, gdy ekipa jest poza biurem.
4) API do CRM (opcjonalnie)
- integracja przez API – dodanie leada po połączeniu,
- powiązanie rozmowy z kartą klienta,
- lepszy pomiar skuteczności źródeł kontaktu.
Jak uruchomić centralkę w firmie fotowoltaicznej?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do zespołu.
- Dodaj numer lub przenieś obecny numer firmy.
- Skonfiguruj powitanie i IVR (wycena / realizacja / serwis).
- Ustaw kolejki i przekierowania na teren.
- (Opcjonalnie) podłącz CRM przez API.
FAQ (fotowoltaika)
Czy da się rozdzielić sprzedaż od serwisu i realizacji?
Tak. IVR pozwala ustawić osobne ścieżki dla wyceny, realizacji i serwisu, żeby telefony nie mieszały się między działami.
Czy zespół może odbierać telefony w terenie?
Tak. Możesz użyć przekierowań i aplikacji mobilnych, aby handlowcy i ekipy odbierali rozmowy poza biurem.
Czy klienci będą słyszeli zajętość?
Nie muszą – połączenia mogą trafiać do kolejki, gdzie klient słyszy muzykę i komunikaty, a rozmowa jest obsłużona, gdy ktoś się zwolni.
Czy można automatycznie dodawać leady do CRM?
Tak – przez API. Możesz automatycznie utworzyć leada po połączeniu i powiązać rozmowę z kartą klienta.
Chcesz odbierać więcej leadów i uporządkować realizację?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, ustaw IVR, kolejki i przekierowania, a telefon w firmie PV zacznie działać przewidywalnie – nawet gdy zespół pracuje w terenie.