Centralka telefoniczna w rekrutacji i agencjach pracy
W rekrutacji telefon jest krytyczny: kandydaci dzwonią o oferty, dokumenty i status aplikacji, a firmy – o dostępność pracowników, warunki współpracy i nowe projekty. Ruch potrafi przychodzić falami (piki po publikacji ogłoszeń i kampaniach), więc bez dobrego schematu łatwo o zajętość i „zgubione” kontakty.
Centralka w chmurze pozwala rozdzielić połączenia na kandydatów i klientów, uruchomić kolejki w okresach naboru oraz obsłużyć zespół rekruterów pracujących w biurze i zdalnie – na jednym numerze, bez prywatnych komórek w ogłoszeniach.
Co centralka daje w rekrutacji?
- Podział ruchu – IVR oddziela kandydatów od firm i partnerów.
- Kolejka zamiast zajętości – szczególnie przy masowych naborach.
- Porządek w kontaktach – historia połączeń i szybkie oddzwanianie.
- Równoległa praca zespołu – kilku rekruterów obsługuje jeden numer.
- Praca hybrydowa – odbiór na telefonach SIP, aplikacjach mobilnych i komputerach.
- Skalowanie sezonowe – łatwe dodanie osób na czas intensywnego naboru.
Efekt jest prosty: kandydaci wiedzą, gdzie dzwonić, a zespół rekrutacyjny ma kontrolę nad napływem zgłoszeń i ich obsługą.
Przykładowy scenariusz obsługi połączeń
Poniższy schemat sprawdza się w agencjach pracy, firmach rekrutacyjnych i działach HR prowadzących nabory:
- Dzwoniący wybiera główny numer rekrutacyjny.
- System odtwarza powitanie i podaje opcje: 1 – kandydaci, 2 – firmy / klienci, 3 – status aplikacji / dokumenty.
- Kandydaci trafiają do kolejki rekruterów, zamiast słyszeć sygnał zajętości.
- Rekruterzy odbierają rozmowy w biurze lub zdalnie (telefon SIP, aplikacja mobilna, komputer).
- Jeśli nikt nie odbierze, połączenie zostaje w historii, a oddzwanianie odbywa się systematycznie.
Taki układ pozwala obsłużyć dużą liczbę kandydatów bez blokowania linii i bez ręcznego „przerzucania” rozmów.
Propozycja menu IVR (minimum, które działa)
- 1 – kandydaci (oferty pracy, status aplikacji, dokumenty)
- 2 – firmy / klienci (nowe zlecenie, status projektu, rozliczenia)
W rekrutacji często „mniej znaczy lepiej”. Dwie opcje wystarczą, aby nie mieszać tematów i skrócić drogę do rozmowy.
Gdzie centralka szczególnie pomaga?
Masowe nabory i sezony rekrutacyjne
- kolejka zamiast ciągłej zajętości,
- równoległa obsługa wielu kandydatów,
- łatwe zwiększenie liczby rekruterów „na chwilę”.
Agencje pracy tymczasowej
- oddzielne ścieżki dla kandydatów i klientów,
- szybkie przełączanie rozmów między opiekunami projektów,
- porządek w zgłoszeniach i dokumentach.
Działy HR w firmach
- jeden numer rekrutacyjny dla wielu projektów,
- obsługa połączeń przez kilka osób z różnych lokalizacji,
- kontrola nad liczbą i czasem oczekiwania rozmów.
Masowe projekty i kampanie rekrutacyjne – porządek i mierzenie efektów
Rekrutacje na produkcję, sezonowe projekty albo duże wdrożenia generują dużo krótkich telefonów („czy oferta aktualna?”, „jak wygląda grafik?”, „kiedy kolejny etap?”). W takiej sytuacji warto rozdzielić ruch i mierzyć, skąd realnie dzwonią kandydaci.
- możesz użyć dodatkowych numerów z listy numerów dla wybranych kampanii – w historii połączeń widać wtedy, ile telefonów daje konkretne źródło,
- dla masowych naborów uruchamiasz kolejkę połączeń, aby kandydaci nie trafiali na „zajęte”,
- krótkie komunikaty mogą od razu porządkować rozmowy (np. „przygotuj numer ogłoszenia / termin dostępności”),
- po zakończeniu projektu numer można wykorzystać ponownie w kolejnych rekrutacjach.
Zespół rekruterów zdalnych i rozproszonych
Jeśli część rekruterów pracuje z domu lub w różnych lokalizacjach, centralka spina to w jeden system: dla kandydata to zawsze ten sam numer, a w środku rozdzielasz rozmowy na osoby i kolejki.
- numery wewnętrzne dla rekruterów i opiekunów projektów,
- odbiór rozmów na aplikacji mobilnej lub softphonie,
- przekierowania jako backup, gdy ktoś jest w terenie.
Funkcje kluczowe w rekrutacji
1) IVR i reguły godzinowe
- różne ścieżki dla kandydatów i klientów,
- automatyczne komunikaty po godzinach pracy,
- jasna informacja, kiedy można spodziewać się kontaktu.
2) Kolejki i równoległa obsługa
- kolejki połączeń w okresach szczytu,
- kilku rekruterów odbierających jeden numer,
- kontrola liczby oczekujących.
3) Historia połączeń
- lista połączeń jako rejestr kontaktów,
- szybkie oddzwanianie do kandydatów,
- mniej zgłoszeń „bez odpowiedzi”.
4) Integracje (opcjonalnie)
- API do ATS/CRM i systemów HR,
- powiązanie połączenia z profilem kandydata,
- łatwiejsze raportowanie efektywności.
Jak uruchomić centralkę dla rekrutacji?
- Załóż konto i wybierz pakiet dla zespołu rekrutacyjnego.
- Dodaj numer rekrutacyjny lub przenieś obecny numer.
- Skonfiguruj IVR (kandydaci / firmy / dokumenty).
- Ustaw kolejki i reguły godzinowe.
- (Opcjonalnie) połącz centralę z systemem HR przez API.
FAQ (rekrutacja i agencje pracy)
Czy centralka obsłuży dużą liczbę połączeń w krótkim czasie?
Tak. Połączenia trafiają do kolejki, więc kandydaci nie słyszą zajętości, a zespół obsługuje ruch systematycznie.
Czy kilku rekruterów może odbierać jeden numer?
Tak. Jeden numer może być obsługiwany przez wiele osób jednocześnie, zarówno w biurze, jak i zdalnie.
Co z połączeniami po godzinach pracy?
Możesz ustawić scenariusz po godzinach, a oddzwanianie wykonywać następnego dnia na podstawie historii połączeń lub wiadomości voice2email.
Czy można połączyć telefonię z systemem rekrutacyjnym?
Tak. Integracja przez API pozwala powiązać rozmowy z profilem kandydata w ATS/CRM.
Chcesz uporządkować kontakt z kandydatami?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, ustaw IVR i kolejki, a zespół rekrutacyjny obsłuży nawet duże nabory bez chaosu i zajętych linii.