Centralka telefoniczna dla sprzedaży B2B i call center
W sprzedaży B2B telefon to często „pierwszy kontakt”, a o wyniku decydują minuty: czy klient dodzwonił się od razu, czy usłyszał zajętość, czy dostał jasną ścieżkę rozmowy. Centralka w chmurze pozwala ułożyć ten proces tak, żeby leady nie uciekały: IVR, kolejki, przekierowania, historia połączeń i – jeśli chcesz – nagrywanie rozmów.
To jeden schemat obsługi dla całego zespołu – niezależnie od tego, czy pracujecie w biurze, hybrydowo czy w terenie. Klient dzwoni na numer firmowy, a centralka kieruje rozmowę do właściwej osoby lub do kolejki – zamiast kończyć na „oddzwoń później”.
Co centralka daje sprzedaży w praktyce?
- Koniec sygnału zajętości – rozmowy ustawiają się w kolejce, a nie „odbijają się” od linii.
- Równy podział leadów – kolejka rozdziela ruch według strategii (kolejno, równomiernie, priorytety).
- Telefon firmowy działa wszędzie – odbiór na telefonie SIP, aplikacji mobilnej lub softphone.
- Prostsze „domykanie” kontaktu – oddzwaniasz z historii połączeń i widzisz, co było nieodebrane.
- Ustandaryzowana obsługa – krótkie powitanie/IVR, jasne ścieżki i mniej chaosu w przekazywaniu spraw.
- Jakość i szkolenie – opcjonalne nagrywanie rozmów jako materiał do coachingu i reklamacji.
- Integracje – API do CRM/helpdesk, gdy telefon ma być częścią procesu.
Efekt: więcej odebranych połączeń, szybsza reakcja na leady i łatwiejsze skalowanie zespołu, gdy rośnie liczba kampanii i źródeł ruchu.
Przykładowy scenariusz infolinii sprzedażowej
To prosty układ, który działa w małym dziale handlowym i w większym call center – różni się tylko skala:
- Klient dzwoni na numer sprzedażowy (z WWW, kampanii, stopki, podpisu mailowego).
- Centralka odtwarza krótkie powitanie i (jeśli potrzebujesz) uruchamia IVR: 1 – nowa oferta, 2 – opiekun / obecni klienci, 3 – rozliczenia.
- Rozmowa trafia do kolejki sprzedaży – bez sygnału zajętości.
- Kolejka łączy z wolnym handlowcem według strategii (np. równomiernie albo do najdłużej wolnego).
- Handlowiec odbiera w biurze lub poza biurem: na telefonie SIP, telefonie (aplikacja) lub komputerze.
- Po rozmowie wracasz do kontaktu z historii połączeń, a przy integracji przez API zdarzenie może zostać zapisane w CRM.
Taki schemat pomaga utrzymać szybki czas reakcji i równomierne obłożenie zespołu – bez ręcznego „przepinania” telefonów.
Podział na kolejki, gdy tematów jest więcej
- Sprzedaż (inbound) – nowe leady i zapytania, priorytet „odbierz szybko”.
- Obsługa stałych klientów – sprawy bieżące, opiekunowie, kontynuacje.
- Wdrożenia / onboarding – przekazanie do zespołu wdrożeniowego.
- Rozliczenia / formalności – faktury, umowy, płatności.
W mniejszym zespole często wystarczy jedna kolejka + krótkie IVR. W większym – rozdzielenie tematów chroni sprzedaż przed blokowaniem się na sprawach „obsługowych”.
Co warto ustawić, żeby sprzedaż działała sprawnie?
1) Kolejka i zasady rozdziału rozmów
- osobna kolejka sprzedażowa (i opcjonalnie osobna obsługowa),
- strategia dopasowana do zespołu (kolejno / równomiernie / priorytety),
- limit oczekiwania + „plan B” (inna grupa / poczta głosowa / oddzwanianie).
2) Mobilność i teren
- przekierowania na telefon, gdy handlowiec jest na spotkaniach,
- odbieranie w aplikacji zamiast „prywatnych komórek” jako głównego numeru kontaktu,
- stały numer firmowy – klient oddzwania do centrali, nie do osoby.
3) Jakość, reklamacje i wdrożenie nowych osób
- (opcjonalnie) nagrywanie rozmów do odsłuchu i coachingu,
- stałe komunikaty i krótki IVR – mniejszy chaos,
- łatwiejsze onboardowanie nowych handlowców.
Outbound i kampanie wychodzące
Gdy zespół dzwoni do klientów (outbound), centralka domyka pętlę: klient oddzwania na numer firmowy i trafia do odpowiedniej ścieżki, a nie na prywatny numer konkretnej osoby.
- spójny numer firmowy w kontaktach i kampaniach,
- oddzwanianie wpada do kolejki lub do dostępnych osób,
- widać w historii próby kontaktu i przebieg rozmów,
- możesz używać osobnych numerów do kampanii (pomiar źródeł).
CRM i automatyzacje przez API (opcjonalnie)
Jeśli telefon ma działać „procesowo”, integracja przez API pozwala dopiąć rozmowę do danych:
- tworzenie/aktualizacja leada po połączeniu,
- powiązanie rozmowy z kartą klienta i historią kontaktu,
- podpinanie nagrań (jeśli włączone) jako dowód ustaleń,
- raportowanie skuteczności źródeł i pracy zespołu.
Dzięki temu centralka przestaje być „kanałem obok” i staje się elementem procesu sprzedaży.
Jak uruchomić centralę dla sprzedaży B2B?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do liczby stanowisk.
- Dodaj numer(y) sprzedażowe i – jeśli chcesz – osobne numery dla kampanii.
- Skonfiguruj IVR, kolejkę i zasady rozdziału rozmów.
- Podłącz stanowiska: telefony SIP, aplikacje mobilne, softphone na komputerach.
- (Opcjonalnie) włącz nagrywanie i podepnij API.
FAQ: sprzedaż B2B / call center
Czy połączenia mogą trafiać do kolejki zamiast zajętości?
Tak. Kolejka połączeń przyjmuje ruch, odtwarza muzykę/komunikaty i łączy z wolnym agentem według ustawionej strategii.
Czy handlowcy mogą odbierać rozmowy poza biurem?
Tak. Możesz odbierać na aplikacji, komputerze lub telefonie SIP, a w razie potrzeby użyć przekierowań na numery zewnętrzne.
Czy mogę poprawiać jakość rozmów i szkolić zespół?
Tak – po włączeniu nagrywania rozmów możesz odsłuchiwać rozmowy i budować standard obsługi oraz skrypty.
Czy da się połączyć centralę z CRM?
Tak. Integracje (API) pozwalają powiązać rozmowy z klientami i automatyzować raportowanie.
Czy mogę zacząć od małego zespołu i rosnąć?
Tak. Dokładasz stanowiska, kolejki i scenariusze bez przebudowy infrastruktury – wszystko działa w chmurze.
Chcesz, żeby sprzedaż odbierała więcej leadów i działała procesowo?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, ustaw kolejkę, przekierowania i (opcjonalnie) nagrania oraz integrację z CRM. Zbuduj infolinię sprzedażową bez inwestycji w serwery i „centrale na miejscu”.