Poczta głosowa na e-mail (voice2email)
Poczta głosowa w usłudze otoCentralka zamienia nieodebrane połączenia w wiadomości, które dostajesz na e-mail. Klient nagrywa krótki komunikat, a Ty otrzymujesz plik audio w załączniku (z informacją, kto dzwonił i kiedy) i możesz oddzwonić bez „zgubionych” tematów.
To szczególnie przydatne w centrali w chmurze: po godzinach, w czasie spotkań, przy pracy w terenie oraz wtedy, gdy kilka osób dzieli jeden numer firmowy.
Dlaczego voice2email jest warte włączenia?
Nawet dobrze zorganizowany zespół nie odbierze każdej rozmowy. Poczta głosowa daje „siatkę bezpieczeństwa”: klient zawsze może zostawić wiadomość, a firma ma jasną kolejkę oddzwaniania.
- Mniej straconych leadów – klient zostawia wiadomość, gdy nie możesz odebrać, a Ty wracasz do tematu w dogodnym momencie.
- Porządek w obsłudze – nagranie trafia na e-mail (może też na kilka adresów), więc łatwo przypisać sprawę do osoby/działu.
- Mobilność – odsłuchasz wiadomość na telefonie lub komputerze, bez logowania do dodatkowych aplikacji.
- Lepsza komunikacja po godzinach – możesz podać w powitaniu godziny pracy, zasady kontaktu i realny czas oddzwonienia.
- Współdzielenie skrzynki – wiadomości mogą trafiać równolegle do kilku osób (np. sprzedaż + biuro), więc ktoś przejmie temat.
Poczta głosowa działa jako element centrali – nie potrzebujesz dodatkowego sprzętu ani „skrzynki” u operatora.
Jak działa poczta głosowa w praktyce?
- Klient dzwoni na numer firmowy (miejski) lub na numer wewnętrzny.
- Jeśli nikt nie odbierze (lub numer jest zajęty/niedostępny), połączenie trafia do skrzynki głosowej.
- Klient słyszy powitanie (domyślne lub Twoje nagranie IVR) i nagrywa wiadomość po sygnale.
- System zapisuje nagranie i wysyła je jako załącznik na wskazane adresy e-mail.
- Odsłuchujesz wiadomość i oddzwaniasz – gdy masz czas, z zachowaniem kontekstu.
Poczta głosowa najlepiej współpracuje z przekierowaniami, centralą i kolejkami połączeń – wtedy masz spójny scenariusz obsługi także po godzinach.
Gdzie voice2email daje największy efekt?
W praktyce poczta głosowa jest „must-have” wszędzie tam, gdzie telefon jest ważnym kanałem, a zespół bywa w terenie lub ma skoki ruchu. Oto kilka przykładów:
Kancelarie i biura rachunkowe
- wiadomość z numerem sprawy i krótkim opisem tematu,
- wspólna skrzynka e-mail dla sekretariatu i opiekunów,
- czytelna obsługa po godzinach bez „zgubionych” telefonów.
Medycyna / rejestracje
- prośby o kontakt, wizytę lub receptę, gdy rejestracja jest przeciążona,
- oddzwanianie z propozycją terminu,
- osobne skrzynki dla różnych tematów (np. rejestracja/teleporady).
IT / hosting / awarie
- po godzinach klient zostawia krótki opis problemu (np. domena/usługa),
- wiadomość trafia do dyżuru i na skrzynkę supportu,
- łatwiejsza priorytetyzacja i oddzwanianie.
Szkoły / placówki
- gdy sekretariat jest zajęty, rodzic zostawia wiadomość z klasą i tematem,
- wiadomości mogą trafiać równolegle do kilku odbiorców,
- porządek w oddzwanianiu zamiast „spóźnionych” połączeń.
E-commerce
- w powitaniu prosisz o numer zamówienia,
- wiadomości trafiają do obsługi klienta i (opcjonalnie) logistyki,
- mniej utraconych kontaktów w szczycie kampanii.
Serwisy w terenie
- klient zostawia lokalizację i opis usterki, gdy ekipa nie może odebrać,
- wiadomości trafiają do dyspozytora i kilku osób z zespołu,
- oddzielne skrzynki dla „pilne / wycena / serwis”.
OZE / fotowoltaika
- leady nie giną, gdy handlowiec jest w terenie,
- wiadomości trafiają do sprzedaży i koordynatora realizacji,
- łatwy podział na skrzynki: wyceny / realizacje / serwis.
Praca zdalna / hybrydowa
- odsłuch i oddzwanianie z dowolnego miejsca,
- współdzielenie skrzynki: oddzwania osoba dostępna,
- spójna obsługa po godzinach bez „gubienia” numerów.
Więcej przykładów znajdziesz w dziale Zastosowania.
Jak włączyć pocztę głosową (voice2email)?
Krok 1. Utwórz skrzynkę głosową
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Wejdź w zakładkę Skrzynki głosowe.
- Kliknij Dodaj skrzynkę.
- Nadaj nazwę (np. „Poczta – sprzedaż”, „Poczta – serwis”) i przejdź dalej.
- Wybierz użytkowników, którzy mają otrzymywać nagrania na e-mail (może być kilku).
- (Opcjonalnie) Dodaj dodatkowe adresy e-mail, np. wspólną skrzynkę działu.
- Zapisz ustawienia przyciskiem Zatwierdź.
Krok 2. Ustaw przekierowanie na skrzynkę
- Wejdź w: Telefony → Ustawienie telefonu.
- Wybierz numer/urządzenie, dla którego chcesz włączyć pocztę.
- Otwórz sekcję Przekierowania.
- Wybierz warunek: gdy nie odbiera, gdy zajęty lub gdy niedostępny.
- Wskaż skrzynkę głosową jako cel przekierowania (obiekt).
- Zapisz zmiany przyciskiem Zatwierdź.
Krok 3. Ustaw własne powitanie skrzynki
Domyślne powitanie możesz zastąpić własnym nagraniem (bardziej „firmowym” i czytelnym).
- przygotuj plik audio i wgraj go zgodnie z opisem na stronie Powitanie (IVR),
- w ustawieniach skrzynki wybierz ten plik jako powitanie przed nagrywaniem wiadomości.
Dobre praktyki dla poczty głosowej
- Powiedz, kiedy oddzwonisz – np. „oddzwonimy dziś” albo „w następnym dniu roboczym”.
- Poproś o konkret – numer zamówienia, temat, lokalizację, numer sprawy (zależnie od branży).
- Podziel skrzynki – osobna sprzedaż/serwis/recepcja daje szybszą obsługę.
- Testuj – wykonaj kilka próbnych połączeń i sprawdź, czy przekierowanie i e-maile działają jak chcesz.
Najczęstsze pytania o pocztę głosową
Czy mogę wysyłać nagrania na kilka adresów naraz?
Tak. Możesz przypisać kilku użytkowników oraz dodać dodatkowe adresy e-mail do jednej skrzynki. To wygodne, gdy chcesz, żeby temat przejął ten, kto jest dostępny.
Czy poczta głosowa jest dodatkowo płatna?
Nie ma osobnego abonamentu za skrzynki. Poczta głosowa działa w ramach konfiguracji centrali, a rozliczasz pakiet i ewentualne połączenia wychodzące zgodnie z cennikiem.
Czy mogę mieć osobne skrzynki dla działów?
Tak. To najlepsza praktyka: osobna skrzynka dla sprzedaży, serwisu, rejestracji, dyżuru itd. Każda skrzynka może mieć własnych odbiorców e-mail i własne powitanie.
Co się dzieje, gdy odbiorę rozmowę zanim włączy się poczta?
Nic specjalnego – klient rozmawia normalnie. Poczta głosowa uruchamia się dopiero wtedy, gdy spełni się warunek przekierowania (np. nikt nie odbiera / zajęte / niedostępny).
Zobacz także
- Powitanie (IVR) – własne komunikaty i menu.
- Przekierowania – reguły kiedy rozmowa trafia na pocztę.
- Kolejka połączeń – gdy kilka osób odbiera ten sam numer.
- Historia połączeń – oddzwanianie i porządek w kontaktach.
- Nagrywanie rozmów – jeśli chcesz nagrywać także odebrane rozmowy.
Chcesz, żeby klient zawsze zostawił ślad kontaktu?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, ustaw pocztę głosową (voice2email) i odbieraj wiadomości na e-mail – w biurze, w domu i w terenie.