Centralka telefoniczna w gastronomii: restauracje, dostawy, catering
W gastronomii telefon potrafi „odpalić się” w kilka minut: lunch, wieczór, weekend, imprezy firmowe. Klienci dzwonią z zamówieniami i rezerwacjami, a w cateringu dochodzą szybkie ustalenia logistyczne, zmiany godzin i korekty „na już”. Jedna zajęta linia to często jedno zamówienie mniej.
Centralka telefoniczna w chmurze pozwala utrzymać porządek w tych szczytach: krótkie IVR rozdziela sprawy, kolejka połączeń przyjmuje ruch zamiast zajętości, a reguły czasowe mogą automatycznie podmieniać komunikaty (np. „zamówienia przyjmujemy do…”, „dziś tylko odbiór osobisty”, „catering – kontakt w godzinach…”).
Co centralka daje gastronomii w praktyce?
- Mniej utraconych połączeń – zamiast sygnału „zajęte” działa kolejka, a klient wie, że czeka.
- Szybsze „trafienie w temat” – IVR rozdziela zamówienia, catering i reklamacje, zanim rozmowa trafi do zespołu.
- Obsługa kilku osób na jednym numerze – kilka stanowisk odbiera ten sam numer lokalu (biuro, sala, koordynator).
- Prostsze oddzwanianie – historia połączeń pokazuje nieodebrane i ułatwia konsekwentny kontakt.
- Scenariusze na godziny pracy – inne komunikaty w lunchu, inne wieczorem, inne po zamknięciu.
- Spójny standard obsługi – klient słyszy jasną informację, a zespół działa w jednym schemacie.
Efekt jest prosty: telefon przestaje być wąskim gardłem sprzedaży, a obsługa działa przewidywalnie nawet wtedy, gdy „dzwoni bez przerwy”.
Przykładowy scenariusz obsługi telefonu
Uniwersalny schemat, który działa zarówno w restauracji, pizzerii, jak i w firmie cateringowej:
- Klient dzwoni na główny numer lokalu (widoczny na stronie, w Google, na ulotkach).
- Centralka odtwarza powitanie i krótkie menu: 1 – zamówienia / rezerwacje, 2 – catering / eventy, 3 – reklamacje / sprawy pilne.
- Zamówienia trafiają do kolejki – klient nie „odbija się” od zajętości.
- Połączenia odbiera obsługa lub koordynator, a w razie potrzeby rozmowa może być przełączona do właściwej osoby (pomagają numery wewnętrzne).
- Gdy nikt nie odbierze, połączenie zostaje w historii połączeń; opcjonalnie klient może też zostawić wiadomość przez voice2email.
Taki układ ogranicza chaos przy telefonach w kuchni i na sali – a jednocześnie pozwala „przepuścić” większą liczbę zamówień w szczycie.
Propozycja menu IVR (gastronomia)
- 1 – zamówienia (dostawa / odbiór) i rezerwacje
- 2 – catering firmowy / eventy
- 3 – reklamacje / sprawy pilne
Menu powinno być krótkie. Klient chce szybko złożyć zamówienie albo zarezerwować stolik, a ważne sprawy (reklamacje, pilne korekty) nie powinny mieszać się z bieżącymi zamówieniami.
Kolejka połączeń w godzinach szczytu
- gdy telefon dzwoni seriami, kolejka eliminuje „zajęte”,
- klient słyszy muzykę i komunikaty, więc wie, że czeka w kolejce,
- możesz dodać krótkie informacje (np. „czas dostawy…”, „zamówienia przyjmujemy do…”),
- obsługa odbiera rozmowy w kontrolowanej kolejności.
To często najszybsza zmiana, która realnie poprawia wyniki w dostawie: mniej klientów rezygnuje po pierwszej próbie dodzwonienia.
Typowe zastosowania w gastronomii
Restauracje i bary
- rezerwacje i pytania o menu bez zajętości w szczycie,
- oddzielna ścieżka dla spraw pilnych i reklamacji,
- szybkie przełączanie do menedżera sali.
Dostawy i pizzerie
- kilka osób obsługujących jeden numer,
- kolejka w godzinach obiadowych i wieczornych,
- oddzwanianie do nieodebranych z historii połączeń.
Catering firmowy
- osobna ścieżka IVR dla zapytań ofertowych,
- kierowanie do koordynatora i ustaleń logistycznych,
- czytelny kontakt w dniach eventowych.
Funkcje szczególnie przydatne w gastronomii
1) IVR i komunikaty
- podział: zamówienia / catering / reklamacje,
- komunikaty o godzinach, dostawach i zmianach,
- krótkie instrukcje dla klientów (bez „błądzenia”).
2) Kolejki połączeń
- kolejka zamiast sygnału zajętości,
- kontrola oczekujących i czasu oczekiwania,
- rozsądny podział rozmów na zespół.
3) Numery wewnętrzne i historia
- numery wewnętrzne dla koordynatora i obsługi,
- lista połączeń jako rejestr kontaktów,
- oddzwanianie do klientów bez szukania numerów.
4) Po godzinach
- komunikat informacyjny lub voice2email,
- zamiast „martwego telefonu” – jasna informacja dla klienta,
- łatwiejszy powrót do zapytań następnego dnia.
Jak uruchomić centralkę w gastronomii?
- Załóż konto i dobierz pakiet do liczby osób, które odbierają telefony.
- Dodaj numer lokalu lub przenieś obecny numer.
- Skonfiguruj powitanie, IVR i reguły godzinowe.
- Włącz kolejkę na godziny szczytu.
- Dodaj numery wewnętrzne dla koordynatora i zespołu.
FAQ: gastronomia
Czy kolejka ma sens w restauracji?
Tak – szczególnie w godzinach szczytu. Klient trafia do kolejki zamiast słyszeć zajętość, a obsługa odbiera rozmowy w kontrolowanej kolejności.
Czy kilka osób może odbierać jeden numer?
Tak. Jedna centralka może rozdzielać połączenia na kilka stanowisk (np. sala, koordynator, biuro), dzięki czemu rośnie liczba odebranych rozmów.
Co z telefonami po godzinach otwarcia?
Możesz ustawić komunikat „po godzinach” albo voice2email. Rano oddzwaniasz do zapytań z historii połączeń.
Czy muszę instalować centralę w lokalu?
Nie. To centralka w chmurze – konfigurujesz ją w panelu, bez stawiania centrali PBX na miejscu.
Chcesz odbierać więcej zamówień telefonicznych?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, ustaw IVR i kolejkę na godziny szczytu, a telefon w gastronomii przestanie być wąskim gardłem sprzedaży.