Numery wewnętrzne
Numery wewnętrzne to krótka numeracja dla zespołu (np. 10, 11, 21…), dzięki której szybciej łączysz osoby i działy, łatwiej przekazujesz rozmowy i budujesz czytelny porządek w firmie. Działają razem z numerami miejskimi i z centralą otoCentralka – niezależnie od tego, czy pracownik odbiera na telefonie SIP, w aplikacji mobilnej czy na softphone w komputerze.
Po co są numery wewnętrzne?
W praktyce numery wewnętrzne przydają się zawsze wtedy, gdy telefon w firmie obsługuje więcej niż jedna osoba. Ułatwiają codzienną pracę i skracają drogę klienta do właściwej osoby.
-
Szybsze łączenie w zespole – zamiast długiego numeru wybierasz krótki wewnętrzny (np.
21do sprzedaży). - Wygodne przekazywanie rozmów – recepcja lub BOK przełącza klienta do osoby/działu bez szukania numerów.
- Porządek w strukturze firmy – możesz ustalić zakresy dla działów (np. 1x biuro, 2x sprzedaż, 3x serwis).
- Skalowanie – gdy dochodzą nowe osoby, dopisujesz kolejne wewnętrzne bez zmiany numeru głównego.
Numery wewnętrzne są elementem konfiguracji centrali – nie wymagają osobnych umów ani dodatkowego abonamentu „za każdy numer”.
Jak to działa w praktyce?
Numery wewnętrzne możesz przypisać do użytkowników (stanowisk) albo do usług w centrali (np. kolejki, poczty głosowej). Potem działają w typowych scenariuszach:
- Połączenia wewnętrzne – pracownik wybiera krótki numer i dzwoni do kolegi/działu.
- Przekazywanie rozmów – po odebraniu rozmowy z zewnątrz przełączasz klienta na numer wewnętrzny (zobacz: przekazywanie rozmów).
- IVR i menu – w scenariuszu IVR możesz kierować rozmowy do działów opartych o wewnętrzne numery (np. „1 – sprzedaż, 2 – serwis”).
Przykład: recepcja ma 10, sprzedaż 21, serwis 31. Klient dzwoni na numer miejski, odbiera recepcja i jednym ruchem przełącza rozmowę do sprzedaży lub serwisu. Dla klienta to płynna obsługa, bez „przepisywania numerów”.
Jak skonfigurować numery wewnętrzne?
Krok 1. Włącz widoczność numerów wewnętrznych
- Zaloguj się do panelu klienta .
- Wejdź w zakładkę Preferencje.
- Zaznacz opcję pokaż numery wewnętrzne.
- Zapisz zmiany przyciskiem Zmień preferencje.
Krok 2. Dodaj nowy numer wewnętrzny
- Przejdź do zakładki Numery → Wewnętrzne.
- Kliknij Dodaj numer.
-
W polu Info wpisz numer wewnętrzny (np.
10,11,21,31). - W polu Wskazanie wybierz użytkownika lub usługę (np. kolejkę, pocztę głosową), do której numer ma prowadzić.
- Zatwierdź przyciskiem Zatwierdź.
Zmiana działa od razu – zwykle nie musisz nic restartować. Jeśli urządzenie było zalogowane, zacznie działać z nowym przypisaniem.
Dobre praktyki w numeracji wewnętrznej
- Ustal schemat dla działów – np. 1x administracja, 2x sprzedaż, 3x serwis. Zespół szybko to zapamięta.
- Numer dla recepcji/BOK jako stały punkt – np. 10. To ułatwia przekazywanie rozmów i wdrożenie nowych osób.
- Numer dyżurny – jeśli masz dyżury, możesz trzymać jeden wewnętrzny „dyżur”, a w tle zmieniać przypisanie osoby.
- Powiąż z IVR – menu IVR staje się prostsze, gdy pod spodem kierujesz ruch na wewnętrzne (działy) lub kolejki.
Najczęstsze pytania o numery wewnętrzne
Czy połączenia na numery wewnętrzne są płatne?
Połączenia wewnętrzne w obrębie Twojej centrali nie są rozliczane jak połączenia zewnętrzne. Opłaty dotyczą ruchu na numery stacjonarne/komórkowe i inne kierunki według cennika.
Ile numerów wewnętrznych mogę mieć?
Możesz utworzyć tyle numerów, ile potrzebujesz dla osób, działów i usług (np. kolejki). Najważniejsze jest utrzymanie czytelnego schematu, żeby numeracja była łatwa do używania.
Czy numery wewnętrzne mają sens, jeśli mam tylko jeden numer miejski?
Tak – bo to właśnie numery wewnętrzne porządkują obsługę pod jednym numerem głównym. Klient dzwoni na jeden numer, a Ty kierujesz go do właściwej osoby/działu wewnątrz firmy.
Co się stanie, gdy zmienię przypisanie numeru wewnętrznego?
Zmiana działa od razu po zapisaniu. Możesz przekierować numer wewnętrzny z osoby na osobę, albo z osoby na kolejkę – bez przerw i bez zmiany numeru głównego.
Zobacz także
Numery wewnętrzne najczęściej łączy się z funkcjami, które organizują obsługę połączeń:
- Przekazywanie rozmów – przełączanie klienta do osoby/działu.
- Powitanie (IVR) – menu i scenariusze rozdzielania rozmów.
- Kolejka połączeń – gdy kilka osób odbiera ten sam temat.
- Centralka telefoniczna – pełny obraz działania centrali w chmurze.
Chcesz, żeby telefon w firmie był uporządkowany?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, dodaj numery wewnętrzne dla zespołu i działów, a potem połącz je z IVR i kolejkami. To najprostszy krok do centrali, która działa „jak w dużej firmie”.