Centralka telefoniczna w chmurze
otoCentralka to wirtualna centralka telefoniczna (IP-PBX), która porządkuje obsługę rozmów w firmie: jeden numer główny, numery wewnętrzne dla zespołu, IVR, przekierowania oraz – tam gdzie potrzeba – kolejki połączeń i tryb call center.
Zamiast inwestować w sprzęt PBX, instalacje i serwis, korzystasz z gotowego systemu w chmurze. Konfigurację ustawiasz w panelu (samodzielnie lub z naszym wsparciem), a zespół może pracować w biurze, z domu i w terenie.
Co daje centralka wirtualna w praktyce?
W centrali najważniejszy jest efekt: klient szybko trafia do właściwej osoby, a firma ma kontrolę nad ruchem i standardem obsługi. Dlatego w pakietach otoCentralka dostajesz zestaw narzędzi, z których budujesz własny scenariusz obsługi.
- Numery i użytkownicy – numery miejskie (stacjonarne), możliwość przeniesienia numeru, oraz numery wewnętrzne dla osób i działów.
- Obsługa połączeń – przekierowania, przekazywanie rozmów, blokady i historia połączeń.
- IVR i scenariusze – zapowiedzi/powitania, reguły na godziny pracy (IVR Switch), menu „wciśnij 1/2/3” (IVR Menu), listy dystrybucji i kolejki do działów.
- Rozszerzenia – call center, nagrywanie rozmów, konferencje, faks internetowy i integracje API.
- Panel klienta – zarządzanie numerami, użytkownikami i ustawieniami centrali w przeglądarce: zobacz panel klienta.
Stanowiska nie są „przywiązane” do biurka. Możesz odbierać na telefonie SIP, w aplikacji mobilnej, na komputerze albo przez bramkę VoIP.
Jak działa centralka – przykład z życia firmy
Poniżej prosty scenariusz, który możesz wdrożyć szybko, a potem rozbudowywać:
- Klient dzwoni na numer firmowy (miejski) – nowy lub przeniesiony do Twojej centrali.
- Odtwarzasz powitanie i informację o godzinach pracy, a po godzinach przełączasz ruch na inny scenariusz (IVR Switch).
- Klient wybiera temat rozmowy w menu (np. „1 – sprzedaż, 2 – serwis”) i trafia do działu albo do kolejki połączeń.
- Pracownik odbiera na wybranym urządzeniu: telefon SIP, aplikacja mobilna, softphone na PC lub bramka VoIP.
- W razie potrzeby rozmowa jest przekazana dalej, a całość zapisuje się w historii połączeń.
- Gdy nikt nie odbierze, klient może trafić na pocztę głosową (wiadomość na e-mail) albo na numer dyżurny.
Najważniejsze: scenariusz jest przewidywalny – klient wie, co zrobić, a firma ma kontrolę nad ruchem.
IVR i kolejki połączeń – jak centralka „organizuje” ruch
Moduły IVR pozwalają zbudować obsługę znaną z infolinii: zapowiedzi, menu, scenariusze po godzinach oraz kolejki dla działów sprzedaży i serwisu.
- IVR Player – zapowiedź/powitanie przed połączeniem z konsultantem.
- IVR Switch – inna obsługa w godzinach pracy, inna po godzinach i w weekend.
- IVR Lista – łańcuch połączeń (np. dyżur: osoba 1 → osoba 2 → osoba 3).
- IVR Menu – „wciśnij 1/2/3” i kierowanie rozmów do działów, numerów wewnętrznych lub kolejek.
- IVR Kolejka – klient czeka w kolejce zamiast słyszeć zajętość; możesz włączyć komunikaty o miejscu w kolejce i (opcjonalnie) szacowanym czasie oczekiwania.
- Monitoring i jakość – kontrola ruchu i (opcjonalnie) nagrywanie rozmów.
Taki zestaw pozwala „podnieść poziom” obsługi klienta bez inwestycji w sprzęt PBX i bez ciężkich wdrożeń.
Główne obszary funkcjonalne centrali
Numery i użytkownicy
- konta SIP, numery miejskie i wewnętrzne dla stanowisk,
- możliwość doboru numeru i zarządzania numeracją (lista numerów, przenoszenie numerów),
- porządek w komunikacji dzięki numerom wewnętrznym.
Obsługa połączeń
- przekierowania (gdy nie odbiera / zajęte / po godzinach),
- przekazywanie rozmów,
- blokady na kierunki i numery,
- historia połączeń i oddzwanianie.
IVR, kolejki i call center
- powitania i komunikaty,
- kolejki połączeń dla sprzedaży/serwisu/recepcji,
- tryb call center dla wielu konsultantów na wspólnych numerach,
- możliwość spięcia procesu przez API (opcjonalnie).
Dodatki i rozwój
- nagrywanie rozmów,
- konferencje,
- faks internetowy,
- integracje z CRM/helpdesk przez API.
Gdzie centralka w chmurze daje największą różnicę?
Ten sam zestaw funkcji (IVR, kolejki, numery wewnętrzne i przekierowania) można ułożyć pod różne branże. Oto kilka przykładów:
Medycyna / gabinety
- kolejka do rejestracji zamiast „zajęte”,
- menu tematów: wizyty / wyniki / teleporady,
- po godzinach: wiadomość na e-mail przez pocztę głosową.
E-commerce
- oddzielne ścieżki: zamówienia / zwroty / reklamacje,
- kolejka w kampaniach i sezonach,
- opcjonalne spięcie z CRM przez API.
Serwisy awaryjne
- dyżury i scenariusze po godzinach (IVR Switch),
- przekierowania na teren,
- porządek w oddzwanianiu dzięki historii połączeń.
Kancelarie / biura rachunkowe
- sekretariat + szybkie przekazywanie rozmów do opiekunów,
- numery wewnętrzne dla zespołu,
- opcjonalne nagrywanie rozmów dla ważnych ustaleń.
Helpdesk IT
- kolejka i priorytety,
- dyżury po godzinach,
- integracje z ticketami przez API.
Praca zdalna
- jedna centralka, wiele lokalizacji,
- odbieranie na telefonie SIP, w aplikacji mobilnej lub na komputerze,
- bez ujawniania prywatnych numerów.
Więcej przykładów znajdziesz na stronie Zastosowania.
Pakiety i rozwój konfiguracji
Każdy pakiet zawiera centralę w chmurze – różnice dotyczą głównie limitu stanowisk oraz tego, czy potrzebujesz kolejek/call center i bardziej rozbudowanych scenariuszy IVR.
- Pakiet #1 – jedno stanowisko i podstawowa obsługa numeru firmowego.
- Pakiet #3 – mały zespół, menu głosowe i scenariusze na godziny pracy.
- Pakiet #10 – infolinia/sprzedaż/obsługa: kolejka połączeń w standardzie.
- Pakiet #30 – większa organizacja: kilka działów i kilka zestawów IVR/kolejek.
Szczegóły znajdziesz w cenniku pakietów.
Najczęstsze pytania o centralkę telefoniczną
Czym różni się centralka w chmurze od tradycyjnej centrali PBX?
Tradycyjna PBX to sprzęt i serwis po Twojej stronie. W centrali w chmurze nie kupujesz urządzenia, nie instalujesz serwera i nie utrzymujesz go w firmie. Konfigurację robisz z panelu, a usługa działa w infrastrukturze operatora.
Czy centralka jest „w pakiecie”, czy płaci się za nią osobno?
Funkcje centrali są elementem pakietu – wybierasz wariant pod liczbę stanowisk i potrzebne moduły. Nie płacisz osobno za „centralkę jako urządzenie”.
Czy klient w kolejce wie, ile poczeka?
Możesz włączyć komunikaty o miejscu w kolejce, a opcjonalnie także o szacowanym czasie oczekiwania. Dodatkowo klient słyszy muzykę i komunikaty, więc nie ma wrażenia „ciszy”.
Czy zespół może odbierać połączenia spoza biura?
Tak. Stanowiska mogą działać na telefonach SIP, w aplikacji mobilnej, w softphone na komputerze lub przez przekierowania na numery zewnętrzne (w zależności od konfiguracji).
Czy mogę zacząć od prostej konfiguracji i rozbudować ją później?
Tak. Możesz zacząć od jednego numeru i jednego stanowiska, a potem dodawać kolejne stanowiska, numery, IVR i kolejki. W razie potrzeby przechodzisz na wyższy pakiet.
Czy potrzebuję specjalnych telefonów?
Nie. Możesz używać telefonów SIP, bramek VoIP do analogów, aplikacji mobilnej oraz softphone na komputerze.
Czy pomożecie w ułożeniu scenariusza IVR i kolejek?
Tak. Jeśli chcesz, żeby centrala od razu działała „pod proces” (sprzedaż/serwis/recepcja), napisz do nas – pomożemy dobrać logikę IVR i podział kolejek.
Chcesz wdrożyć centralkę w chmurze w swojej firmie?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, wybierz pakiet pod liczbę stanowisk i skonfiguruj centralę: numery wewnętrzne, IVR, kolejki i historię połączeń – bez inwestycji w sprzęt PBX.