Centralka telefoniczna dla firm od pomp ciepła
W firmach HVAC telefon prowadzi klienta przez cały proces: wycena i dobór urządzenia, audyt/wizja lokalna, ustalenie terminu montażu, uruchomienie, a później serwis i zgłoszenia gwarancyjne. Problem pojawia się w sezonie: dużo telefonów naraz, część zespołu w terenie, a klient słyszy zajętość albo trafia „nie tam, gdzie trzeba”.
Centralka telefoniczna w chmurze porządkuje ten ruch: krótkie IVR rozdziela tematy (sprzedaż vs serwis), kolejka połączeń eliminuje „zajęte”, a przekierowania i dyżury pozwalają odbierać rozmowy, nawet gdy ekipa jest na montażu. Po godzinach możesz uruchomić komunikat i voice2email, żeby nic nie zginęło.
Co centralka daje firmie od pomp ciepła w praktyce?
- Rozdzielenie rozmów – wycena, audyt, realizacja i serwis nie mieszają się na jednej „linii”.
- Mniej utraconych leadów – w szczycie działa kolejka, zamiast zajętości.
- Serwis nie blokuje sprzedaży – zgłoszenia gwarancyjne mają własną ścieżkę i priorytet.
- Obsługa terenu – przekierowania na telefon/aplikację i proste zastępstwa, gdy ktoś jest u klienta.
- Koordynacja terminów – rozmowy szybciej trafiają do osoby od harmonogramu i realizacji.
- Oddzwanianie bez chaosu – historia połączeń jako lista kontaktów „do odzyskania”.
Efekt: klient od razu trafia do właściwej ścieżki, a Twoja firma ma kontrolę nad ruchem nawet wtedy, gdy część zespołu pracuje poza biurem.
Przykładowy scenariusz obsługi klienta
To układ, który dobrze działa w firmach instalacyjnych i serwisowych (zwłaszcza w sezonie grzewczym):
- Klient dzwoni na numer firmowy (miejski) przypisany do centralki.
- System odtwarza powitanie i dobiera scenariusz zgodnie z godzinami pracy (reguły czasowe).
- IVR rozdziela temat: 1 – wycena i dobór, 2 – audyt / wizja lokalna, 3 – realizacja / terminy, 4 – serwis / gwarancja.
- Sprzedaż trafia do handlowców (lub do kolejki sprzedażowej), audyty do koordynacji, realizacja do osoby od harmonogramu, a serwis do własnej ścieżki (z priorytetem, jeśli chcesz).
- Zespół odbiera rozmowy w biurze i poza biurem: na telefonach SIP, aplikacji mobilnej lub softphone.
- Jeśli nikt nie odbierze, rozmowa nie znika: działa kolejka i/lub voice2email, a oddzwaniasz z historii połączeń.
Propozycja menu IVR (pompy ciepła)
- 1 – wycena i dobór urządzenia
- 2 – audyt / umówienie terminu
- 3 – status realizacji / koordynacja
- 4 – serwis / gwarancja (pilne)
Jeśli chcesz prościej, możesz zejść do 3 opcji (wycena / realizacja / serwis), ale wydzielenie audytu zwykle odciąża koordynację i skraca czas obsługi rozmów.
Praca w terenie: audyt, montaż, uruchomienie
- gdy ekipa jest u klienta, rozmowy mogą przejąć koordynatorzy lub „backup” w biurze,
- przekierowania działają świetnie dla serwisu i tematów pilnych,
- gdy jedna osoba jest zajęta — ruch porządkuje kolejka albo lista dystrybucji,
- historia połączeń ułatwia oddzwanianie do nieodebranych.
Dzięki temu firma wygląda „poukładanie”: klient ma jeden numer, a centralka kieruje rozmowę tam, gdzie w danej chwili realnie ktoś może odebrać.
Jak uruchomić centralkę w firmie od pomp ciepła?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do liczby osób (sprzedaż/koordynacja/serwis).
- Wybierz numer miejski lub rozpocznij przeniesienie numeru.
- Ustaw powitanie, IVR Menu i scenariusze po godzinach (reguły czasowe).
- Włącz kolejkę dla sprzedaży oraz przekierowania dla zespołu w terenie.
- Skonfiguruj voice2email, żeby domknąć tematy po godzinach.
FAQ: pompy ciepła
Czy da się rozdzielić wyceny od serwisu, żeby się nie mieszały?
Tak. IVR Menu rozdziela temat na wejściu, a potem kierujesz rozmowę do właściwej osoby/kolejki. Dzięki temu serwis nie blokuje sprzedaży (i odwrotnie).
Czy połączenia da się odbierać w terenie?
Tak. Możesz korzystać z aplikacji mobilnej, softphone na komputerze lub przekierowań na numery zewnętrzne, zachowując jeden numer firmowy.
Co po godzinach – czy klient może zostawić wiadomość?
Tak. voice2email zapisuje wiadomość i wysyła ją na e-mail. Następnego dnia oddzwaniasz z historii połączeń.
Czy kolejka ma sens w tej branży?
Tak – szczególnie w sezonie. Kolejka połączeń eliminuje „zajęte” i daje klientowi pewność, że połączenie jest obsługiwane.
Chcesz uporządkować telefony między wyceną, montażem i serwisem?
Ustaw krótkie IVR, kolejkę dla sprzedaży oraz scenariusze po godzinach dla serwisu. Dzięki temu nowe zapytania nie będą ginęły, a klient szybciej trafi do właściwej ścieżki.