Centralka telefoniczna w motoryzacji (serwis, ASO, blacharnia, lakiernia)
W branży motoryzacyjnej telefon to centrum komunikacji: umawianie wizyt serwisowych, pytania o części, status naprawy, szkody komunikacyjne i auta zastępcze. Bez uporządkowanego systemu łatwo o chaos, zajętą linię i frustrację klientów.
Wirtualna centralka w chmurze pozwala obsłużyć jeden numer dla całego serwisu, a pod spodem rozdzielić połączenia na rejestrację, doradców serwisowych, dział części i blacharnię – automatycznie, bez ręcznego przełączania rozmów.
Co centralka daje w motoryzacji?
- Jeden numer dla klienta – serwis wygląda profesjonalnie i spójnie.
- Podział spraw – IVR kieruje do właściwego działu.
- Kolejka zamiast zajętości – szczególnie w godzinach porannych.
- Szybsza obsługa – klient trafia bezpośrednio do doradcy lub działu.
- Porządek w oddzwanianiu – historia połączeń.
- Praca zespołowa – kilku doradców na jednym numerze.
Dzięki temu klienci szybciej uzyskują informacje, a zespół serwisu ma kontrolę nad ruchem telefonicznym.
Przykładowy scenariusz obsługi klienta
Uniwersalny schemat, który sprawdza się w serwisach, ASO i warsztatach:
- Klient dzwoni na główny numer serwisu.
- Centralka odtwarza powitanie i podaje opcje: 1 – umów wizytę serwisową, 2 – części i akcesoria, 3 – szkody / naprawy powypadkowe, 4 – auto zastępcze / status naprawy.
- Połączenie trafia do kolejki rejestracji lub bezpośrednio do odpowiedniego doradcy / działu.
- Doradca odbiera rozmowę na telefonie IP, aplikacji mobilnej lub komputerze.
- Jeśli nikt nie odbierze, klient może zostawić wiadomość (voice2email), a serwis oddzwania z historii połączeń.
Taki schemat skraca czas obsługi i eliminuje przypadkowe przekierowania rozmów.
Propozycja menu IVR (serwis / części / szkody)
- 1 – umów serwis / przegląd / diagnostyka
- 2 – części (dostępność, zamówienia)
- 3 – szkody (blacharnia-lakiernia, ubezpieczenia)
- 4 – auto zastępcze / status naprawy
Jeśli masz duży ruch, możesz wydzielić „status naprawy” jako osobną opcję. W mniejszych firmach zwykle wystarczy, że status przechodzi przez rejestrację lub opiekuna sprawy.
Gdzie centralka sprawdza się najlepiej?
Serwisy mechaniczne i ASO
- kolejka do rejestracji zamiast ciągłego zajętego,
- kilku doradców obsługujących jeden numer,
- łatwe oddzwanianie do klientów.
Blacharnie i lakiernie
- oddzielna ścieżka IVR dla szkód i napraw powypadkowych,
- przekierowanie do opiekuna szkody,
- porządek w rozmowach z klientami i ubezpieczycielami.
Warsztaty i sieci punktów
- jeden numer dla wielu lokalizacji lub osobne numery spięte jedną centralą,
- spójny standard obsługi i jeden panel zarządzania,
- łatwiejsze przekierowania i zastępstwa w zespole.
Funkcje szczególnie przydatne w motoryzacji
1) IVR i reguły godzinowe
- różne ścieżki dla serwisu, części i szkód,
- automatyczne komunikaty po godzinach,
- czytelna informacja dla klientów.
2) Kolejki połączeń
- kolejki w godzinach największego ruchu,
- równomierne rozdzielanie rozmów,
- kontrola czasu oczekiwania.
3) Numery wewnętrzne i historia
- numery wewnętrzne dla doradców i działów,
- lista połączeń jako rejestr kontaktów,
- łatwe oddzwanianie i mniejszy chaos.
4) Nagrania i dokumenty (opcjonalnie)
- nagrywanie rozmów do ustaleń i jakości obsługi,
- mniej nieporozumień co do zakresu naprawy lub szkody,
- przy szkodach przydatny bywa też faks internetowy do dokumentów (opcjonalnie).
Jak uruchomić centralkę w firmie motoryzacyjnej?
- Załóż konto i wybierz pakiet dopasowany do zespołu.
- Dodaj numer serwisu lub przenieś obecny numer.
- Skonfiguruj IVR i kolejkę do rejestracji (oraz opcjonalnie do części).
- Dodaj numery wewnętrzne doradców i reguły godzinowe.
- (Opcjonalnie) włącz nagrywanie rozmów.
FAQ (motoryzacja)
Czy klienci będą słyszeli zajętość?
Nie – połączenia mogą trafić do kolejki, gdzie klient słyszy komunikaty i muzykę oczekiwania.
Czy kilku doradców może obsługiwać jeden numer?
Tak. Jeden numer może być obsługiwany przez wielu doradców jednocześnie.
Co z połączeniami po godzinach pracy serwisu?
Możesz ustawić komunikat informacyjny lub voice2email, a oddzwonienie wykonać następnego dnia.
Czy muszę mieć centralę w warsztacie?
Nie. To wirtualna centralka w chmurze – konfigurujesz ją w panelu, bez instalacji sprzętu na miejscu.
Chcesz uporządkować obsługę telefoniczną w serwisie?
Załóż konto w usłudze otoCentralka, ustaw IVR i kolejki, a telefon w firmie motoryzacyjnej zacznie działać sprawnie i przewidywalnie – nawet w godzinach szczytu.